காப்பி
/ பேஸ்ட்: வேர்ட் டாகுமெண்ட்களைத் தயாரிக்கையில், வேறு
ஒரு பைலில் இருந்து டெக்ஸ்ட் காப்பி செய்து ஒட்டும் வேலையை
மேற்கொள்வோம். அப்போது டெக்ஸ்ட் ஏற்கனவே எந்த பார்மட்டில் உள்ளதோ, அதே பார்மட்டில் ஒட்டப்படும். இது ஒட்டப்படும் டாகுமெண்ட்டுடன் ஒத்துப் போகாத வகையில், தேவையற்ற போல்ட், இடாலிக்ஸ் ஆகியவற்றுடன் அமைக்கப்படும். இப்படி இல்லாமல், ஒட்டப்படும் டெக்ஸ்ட்டின் பார்மட்டுக்கு ஏற்ற வகையில் அமைத்திட வேர்ட் வழி ஒன்றைக் கொண்டுள்ளது. தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட டெக்ஸ்ட்டினை Ctrl + C கொடுத்து காப்பி செய்திடுகிறோம். பின்னர் கண்ட்ரோல் + வி கொடுத்து ஒட்டுகிறோம். இதற்குப் பதிலாக, Ctrl + Alt + V கொடுத்துப் பாருங்கள். உடன் PasteOptions என்னும் விண்டோ கொடுக்கப்படும். இதில் ஒட்டப்படும் டெக்ஸ்ட் எந்த பார்மட்டில் இருக்க வேண்டும் என்பதற்கான வகைகள் தரப்படும். அவை: Microsoft Word Object, Formatted Text (RTF), UnformattedText, Picture (Windows Metafile), Picture (Enhanced Metafile), HTML format, Unformatted Unicode Text. இவற்றில்Unformatted Text என்பதனைத் தேர்ந்தெடுத்தால், எடுக்கப்பட்ட பைலில் இருந்த பார்மட்டிங் விஷயங்கள் எதுவுமின்றி, ஒட்டப்படும் டாகுமெண்ட் பார்மட்டில், டெக்ஸ்ட் ஒட்டப்படும்.
இணைக்கப்பட்ட டேபிள்களில் செல்களின் அகலம்: வேர்ட் புரோகிராமில், இரண்டு டேபிள்களை மிக எளிதாக இணைக்கலாம். இரண்டுக்கும் இடையே உள்ள டெக்ஸ்ட்டை நீக்கி, இரண்டையும் இணைப்பது எளிது. ஆனால், இந்த இரண்டு டேபிள்களும், வெவ்வேறான எண்ணிக்கையில் நெட்டு வரிசைகளைக் கொண்டிருந்தால், இணைப்பது கடினம். மேலும், இந்த நெட்டு வரிசைகளின் அகலம் வெவ்வேறாக இருந்தாலும்,இது சிரமமான காரியமாக இருக்கும்.
இதற்கு விரைவான தீர்வு ஒன்றைனை வேர்ட் கொண்டுள்ளது. அது, வேர்ட் புரோகிராமினையே இந்த நெட்டு வரிசைகளை பார்மட் செய்திட விட்டுவிடுவதுதான். இதற்குக் கீழ்க்கண்ட செயல்பாடுகளை மேற்கொள்ளவும்.
1. புதிதாக இணைக்கப்பட்ட டேபிளில் ஏதேனும் ஓர் இடத்தில் கர்சரைக் கொண்டு சென்று நிறுத்தவும்.
2. ரிப்பனில் Layout டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் Select | Select Table எனச் செல்லவும். இப்போது முழு டேபிளும் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருக்கும். இங்கு Cell Size குரூப்பில் தரப்பட்டுள்ள கண்ட்ரோல்களைப் பார்க்கவும். உயரம் மற்றும் அகலம் அமைப்பதற்கான கண்ட்ரோல்கள் தரப்பட்டுள்ளதனைக் காணலாம். உங்களுக்கு இப்போதைக்கு அகலத்தைச் சரி செய்வதுதான் வேலை. கண்ட்ரோலின் வலது புறம் உள்ள மேல் நோக்கிய அம்புக் குறியினைக் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது வேர்ட், நெட்டு வரிசையின் அகலத்தைச் சற்றுக் குறைப்பதனைக் காணலாம். இருப்பினும் அனைத்து நெட்டு வரிசையின் அகலமும் ஒரே அளவில் அமைந்திருப்பதனைப் பார்க்கலாம்.
இப்போது முழு டேபிளுக்கும் நெட்டு வரிசை ஒரே அகலத்தில் அமைந்திருப்பதனைக் காணலாம்.
இனி Cell Size குரூப்பில் AutoFit என்னும் டூலினைக் கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் இப்போது துணை மெனு ஒன்றைக் காட்டும். அதிலிருந்து AutoFit Window என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது டேபிளின் மொத்த அகலமும், கிடைக்கின்ற மார்ஜின் அகலம் மற்றும் நெட்டு வரிசை அனைத்திற்கும் ஒரே அளவில் அகலம் அமைக்கப்பட்டிருப்பதனைக் காணலாம். இந்த நேரத்தில், நீங்கள் கூடுதலாக மாற்றங்கள் ஏதேனும் ஏற்படுத்த விரும்பினால், ஏற்படுத்திக் கொள்ளலாம்.
பேக் அப் காப்பி: வேர்டில் டாகுமெண்ட்களை உருவாக்குகிறோம். இவற்றிற்கான, பாதுகாப்பிற்கென பேக் அப் காப்பிகளை நாம் எடுத்து வைத்துக் கொள்கிறோமா? இந்த கேள்விக்கு சிலர், ஆம், வேர்ட் தான் தானாகவே எடுத்து வைத்துக் கொள்கிறதே. ஒரிஜினல் டாகுமெண்ட் பைல் கெட்டுப் போய் கிடைக்காத போது இந்த பேக் அப் காப்பியினைப் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம் என்று பதிலளிக்கலாம். சிலரோ, பேக் அப் காப்பியினை வேர்ட் எடுப்பதே இல்லை. அதில் அந்த வசதி எல்லாம் இல்லை எனவும் பதிலளிக்கலாம். இதில் எது உண்மை?
வேர்டில் உருவாக்கப்படும் பைல்களுக்கு பேக் அப் காப்பி எடுத்து வைத்துக் கொள்ளலாம். ஆனால், இந்த செயல்பாட்டினை வேர்ட் தானாக, மாறா நிலையில் கொண்டிருக்கவில்லை. நாமாகத்தான் இதற்கான அமைப்பினை உருவாக்க வேண்டும். அது எப்படி எனப் பார்க்கலாம்.
1. வேர்ட் ஆப்ஷன்ஸ் (Word Options) டயலாக் பாக்ஸைத் திறக்கவும். வேர்ட் 2007ல், ஆபீஸ் பட்டனை அழுத்தி வேர்ட் ஆப்ஷன்ஸ் மீது கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் 2010ல், ரிப்பனுடைய பைல் டேப் தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்து, அதன் பின்னர், ஆப்ஷன்ஸ் என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
2. டயலாக் பாக்ஸின் இட து பக்கத்தில், Advanced என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
3. இங்கு கீழாக Save options என்பதனைக் காணும் வரை செல்லவும். டயலாக் பாக்ஸின் இடது பக்கம் உள்ள Save என்ற ஆப்ஷனுடன் குழப்பிக் கொள்ள வேண்டாம். இரண்டும் ஒன்றல்ல.
4. இங்கு Always Create Backup Copy என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். செக் மார்க் ஒன்றை இதில் ஏற்படுத்தவௌம். பின்னர் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
இதனை அடுத்து, உருவாக்கப்படும் டாகுமெண்ட் அனைத்திற்கும் பேக் அப் காப்பி அமைக்கப்படும். அதாவது, டாகுமெண்ட் ஒன்றை நீங்கள் சேவ் செய்திடுகையில், அதற்கு முந்தைய நிலையில் உள்ள டாகுமெண்ட், பேக் அப் காப்பியாக இருக்கும். ஒரிஜினல் டாகுமெண்ட் பைல் கெட்டுப் போன நிலையில், இந்த பேக் அப் காப்பியினை நீங்கள் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம். பைலின் துணைப் பெயரினை ஒரிஜினல் பைலின் பெயராக மாற்றிக் கொள்ளலாம்.
மேற்கொள்வோம். அப்போது டெக்ஸ்ட் ஏற்கனவே எந்த பார்மட்டில் உள்ளதோ, அதே பார்மட்டில் ஒட்டப்படும். இது ஒட்டப்படும் டாகுமெண்ட்டுடன் ஒத்துப் போகாத வகையில், தேவையற்ற போல்ட், இடாலிக்ஸ் ஆகியவற்றுடன் அமைக்கப்படும். இப்படி இல்லாமல், ஒட்டப்படும் டெக்ஸ்ட்டின் பார்மட்டுக்கு ஏற்ற வகையில் அமைத்திட வேர்ட் வழி ஒன்றைக் கொண்டுள்ளது. தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட டெக்ஸ்ட்டினை Ctrl + C கொடுத்து காப்பி செய்திடுகிறோம். பின்னர் கண்ட்ரோல் + வி கொடுத்து ஒட்டுகிறோம். இதற்குப் பதிலாக, Ctrl + Alt + V கொடுத்துப் பாருங்கள். உடன் PasteOptions என்னும் விண்டோ கொடுக்கப்படும். இதில் ஒட்டப்படும் டெக்ஸ்ட் எந்த பார்மட்டில் இருக்க வேண்டும் என்பதற்கான வகைகள் தரப்படும். அவை: Microsoft Word Object, Formatted Text (RTF), UnformattedText, Picture (Windows Metafile), Picture (Enhanced Metafile), HTML format, Unformatted Unicode Text. இவற்றில்Unformatted Text என்பதனைத் தேர்ந்தெடுத்தால், எடுக்கப்பட்ட பைலில் இருந்த பார்மட்டிங் விஷயங்கள் எதுவுமின்றி, ஒட்டப்படும் டாகுமெண்ட் பார்மட்டில், டெக்ஸ்ட் ஒட்டப்படும்.
இணைக்கப்பட்ட டேபிள்களில் செல்களின் அகலம்: வேர்ட் புரோகிராமில், இரண்டு டேபிள்களை மிக எளிதாக இணைக்கலாம். இரண்டுக்கும் இடையே உள்ள டெக்ஸ்ட்டை நீக்கி, இரண்டையும் இணைப்பது எளிது. ஆனால், இந்த இரண்டு டேபிள்களும், வெவ்வேறான எண்ணிக்கையில் நெட்டு வரிசைகளைக் கொண்டிருந்தால், இணைப்பது கடினம். மேலும், இந்த நெட்டு வரிசைகளின் அகலம் வெவ்வேறாக இருந்தாலும்,இது சிரமமான காரியமாக இருக்கும்.
இதற்கு விரைவான தீர்வு ஒன்றைனை வேர்ட் கொண்டுள்ளது. அது, வேர்ட் புரோகிராமினையே இந்த நெட்டு வரிசைகளை பார்மட் செய்திட விட்டுவிடுவதுதான். இதற்குக் கீழ்க்கண்ட செயல்பாடுகளை மேற்கொள்ளவும்.
1. புதிதாக இணைக்கப்பட்ட டேபிளில் ஏதேனும் ஓர் இடத்தில் கர்சரைக் கொண்டு சென்று நிறுத்தவும்.
2. ரிப்பனில் Layout டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின்னர் Select | Select Table எனச் செல்லவும். இப்போது முழு டேபிளும் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருக்கும். இங்கு Cell Size குரூப்பில் தரப்பட்டுள்ள கண்ட்ரோல்களைப் பார்க்கவும். உயரம் மற்றும் அகலம் அமைப்பதற்கான கண்ட்ரோல்கள் தரப்பட்டுள்ளதனைக் காணலாம். உங்களுக்கு இப்போதைக்கு அகலத்தைச் சரி செய்வதுதான் வேலை. கண்ட்ரோலின் வலது புறம் உள்ள மேல் நோக்கிய அம்புக் குறியினைக் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது வேர்ட், நெட்டு வரிசையின் அகலத்தைச் சற்றுக் குறைப்பதனைக் காணலாம். இருப்பினும் அனைத்து நெட்டு வரிசையின் அகலமும் ஒரே அளவில் அமைந்திருப்பதனைப் பார்க்கலாம்.
இப்போது முழு டேபிளுக்கும் நெட்டு வரிசை ஒரே அகலத்தில் அமைந்திருப்பதனைக் காணலாம்.
இனி Cell Size குரூப்பில் AutoFit என்னும் டூலினைக் கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் இப்போது துணை மெனு ஒன்றைக் காட்டும். அதிலிருந்து AutoFit Window என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்போது டேபிளின் மொத்த அகலமும், கிடைக்கின்ற மார்ஜின் அகலம் மற்றும் நெட்டு வரிசை அனைத்திற்கும் ஒரே அளவில் அகலம் அமைக்கப்பட்டிருப்பதனைக் காணலாம். இந்த நேரத்தில், நீங்கள் கூடுதலாக மாற்றங்கள் ஏதேனும் ஏற்படுத்த விரும்பினால், ஏற்படுத்திக் கொள்ளலாம்.
பேக் அப் காப்பி: வேர்டில் டாகுமெண்ட்களை உருவாக்குகிறோம். இவற்றிற்கான, பாதுகாப்பிற்கென பேக் அப் காப்பிகளை நாம் எடுத்து வைத்துக் கொள்கிறோமா? இந்த கேள்விக்கு சிலர், ஆம், வேர்ட் தான் தானாகவே எடுத்து வைத்துக் கொள்கிறதே. ஒரிஜினல் டாகுமெண்ட் பைல் கெட்டுப் போய் கிடைக்காத போது இந்த பேக் அப் காப்பியினைப் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம் என்று பதிலளிக்கலாம். சிலரோ, பேக் அப் காப்பியினை வேர்ட் எடுப்பதே இல்லை. அதில் அந்த வசதி எல்லாம் இல்லை எனவும் பதிலளிக்கலாம். இதில் எது உண்மை?
வேர்டில் உருவாக்கப்படும் பைல்களுக்கு பேக் அப் காப்பி எடுத்து வைத்துக் கொள்ளலாம். ஆனால், இந்த செயல்பாட்டினை வேர்ட் தானாக, மாறா நிலையில் கொண்டிருக்கவில்லை. நாமாகத்தான் இதற்கான அமைப்பினை உருவாக்க வேண்டும். அது எப்படி எனப் பார்க்கலாம்.
1. வேர்ட் ஆப்ஷன்ஸ் (Word Options) டயலாக் பாக்ஸைத் திறக்கவும். வேர்ட் 2007ல், ஆபீஸ் பட்டனை அழுத்தி வேர்ட் ஆப்ஷன்ஸ் மீது கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் 2010ல், ரிப்பனுடைய பைல் டேப் தேர்ந்தெடுத்து கிளிக் செய்து, அதன் பின்னர், ஆப்ஷன்ஸ் என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
2. டயலாக் பாக்ஸின் இட து பக்கத்தில், Advanced என்பதில் கிளிக் செய்திடவும்.
3. இங்கு கீழாக Save options என்பதனைக் காணும் வரை செல்லவும். டயலாக் பாக்ஸின் இடது பக்கம் உள்ள Save என்ற ஆப்ஷனுடன் குழப்பிக் கொள்ள வேண்டாம். இரண்டும் ஒன்றல்ல.
4. இங்கு Always Create Backup Copy என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். செக் மார்க் ஒன்றை இதில் ஏற்படுத்தவௌம். பின்னர் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
இதனை அடுத்து, உருவாக்கப்படும் டாகுமெண்ட் அனைத்திற்கும் பேக் அப் காப்பி அமைக்கப்படும். அதாவது, டாகுமெண்ட் ஒன்றை நீங்கள் சேவ் செய்திடுகையில், அதற்கு முந்தைய நிலையில் உள்ள டாகுமெண்ட், பேக் அப் காப்பியாக இருக்கும். ஒரிஜினல் டாகுமெண்ட் பைல் கெட்டுப் போன நிலையில், இந்த பேக் அப் காப்பியினை நீங்கள் பயன்படுத்திக் கொள்ளலாம். பைலின் துணைப் பெயரினை ஒரிஜினல் பைலின் பெயராக மாற்றிக் கொள்ளலாம்.